Cómo organizar el transporte de un viaje de empresa en Ibiza
Llevar a 40 personas del aeropuerto al hotel no suele ser el problema. Lo difícil llega cuando esas 40 personas aterrizan en cinco vuelos distintos, la cena es en la otra punta de la isla y la mitad quiere volver a medianoche y la otra mitad a las tres.
Para un viaje de empresa en Ibiza, lo que mejor funciona es contratar todo el transporte con conductor a un solo operador local y cerrarlo antes de llegar, a partir de la agenda. Eso significa transfers para las llegadas y salidas del aeropuerto, vehículos a disposición para los días con actividades y un vehículo del tamaño adecuado para cada trayecto. Así tienes un solo interlocutor cuando algo cambia, y en un viaje de incentivos casi siempre cambia algo.
¿Taxis, coches de alquiler o transporte privado?
Para un trayecto suelto, un taxi sirve. Para mover al grupo entero, no: el equipo se reparte en muchos coches, cada uno llega a una hora distinta y nadie controla el conjunto. Con coches de alquiler pasa algo parecido, y además alguien del equipo tiene que conducir, aparcar y no beber en la cena. El transporte público te obliga a ajustar la agenda a rutas y horarios que no eliges, y con maletas.
Con transporte privado con conductor es al revés. El vehículo va adonde está el grupo, a la hora acordada, y espera. Lo razonable es usarlo para todo lo que mueve al grupo junto y dejar que cada persona se organice por su cuenta en sus ratos libres.
Qué vehículo necesitas en cada momento del viaje
No hace falta el mismo vehículo para todo el grupo. Decide trayecto a trayecto con cuatro datos: cuántas personas van, cuánto equipaje llevan, a qué hora y adónde.
El equipaje se olvida a menudo. Treinta personas con maletas recién llegadas al aeropuerto no ocupan lo mismo que esas mismas treinta personas yendo a cenar, así que da siempre el equipaje aproximado al pedir presupuesto.
El destino también cuenta. Un autocar grande es lo más práctico para mover a 50 personas, pero solo si puede llegar hasta la puerta. Si el grupo se aloja en una villa o un hotel rural, o la cena es en un sitio apartado, pásale al proveedor la dirección exacta para que compruebe el acceso. Si el autocar no llega, dos vehículos más pequeños resuelven mejor ese trayecto. Como referencia, en nuestra flota de autocares hay minibuses de 19 plazas, midibuses de 31 y 35 y autobuses de 55.
Con el equipo directivo o los ponentes suele funcionar mejor un coche aparte, con su propio horario: llegan en otro vuelo, se quedan a una reunión más o se van antes. Para eso están los vehículos de Luxive, nuestra marca de lujo, como el Mercedes Clase S, que tiene dos plazas traseras Business Premium. Y si alguien del grupo va en silla de ruedas, dilo desde el principio: hay vehículos adaptados con rampa, y la capacidad cambia según cuántas sillas se anclen a bordo.
Llegadas al aeropuerto en vuelos distintos
Si cuatro personas aterrizan a las 10:15, otras ocho a las 11:40 y el resto por la tarde, no tiene sentido hacer esperar a todo el grupo hasta el último vuelo. Agrupa las llegadas por franjas y pon un vehículo en cada una. El primer grupo puede estar ya en el hotel cuando aterriza el segundo.
Para organizarlo necesitas una lista con el nombre de cada persona y sus vuelos de llegada y de salida. Nosotros monitorizamos los vuelos de las personas que recogemos, y si uno se retrasa, el conductor espera sin coste. En la terminal, el conductor espera con un cartel con el nombre y ayuda con el equipaje. Se agradece cuando el equipo viene desde varios sitios y no todo el mundo se conoce.
Las salidas se organizan igual: por franjas de vuelo y con tiempo para facturar.
¿Trayectos sueltos o vehículo a disposición?
Depende de cómo sea el día. Para trayectos con hora fija, como la llegada, la salida o el traslado del hotel al lugar del evento por la mañana, basta con un transfer de un punto a otro. Para los días con varias paradas y horarios que pueden moverse (una actividad por la mañana, comida fuera, una visita por la tarde), es más cómodo el vehículo a disposición: contratas horas de servicio y el conductor hace con el grupo todos los trayectos que hagan falta. No tiene un mínimo de horas ni límite de kilometraje.
Un viaje de incentivos de tres días, por ejemplo, puede combinar las dos fórmulas: transfers el día de llegada y el de salida, y vehículos a disposición el día del medio, que es cuando se concentran las actividades y las excursiones.
Cenas y vueltas de madrugada
Las noches son el momento más delicado. Hay dos fórmulas que funcionan. Una es la lanzadera con varias salidas a horas fijas (por ejemplo, a las 00:30, a las 02:00 y a las 03:30), para que cada persona vuelva cuando quiera. La otra es un vehículo a disposición que espera hasta que el grupo decide irse. Prestamos servicio las 24 horas, así que la vuelta de madrugada se planifica como cualquier otro trayecto y nadie tiene que buscarse transporte a esas horas.
Un día en Formentera
Si la agenda incluye una salida en barco a Formentera, el transporte llega hasta el puerto: traslado de ida por la mañana y recogida a la vuelta del barco. No prestamos servicio fuera de Ibiza, así que los desplazamientos dentro de Formentera hay que organizarlos aparte. Pásanos las horas del barco y ajustamos las recogidas.
Qué preparar antes de pedir presupuesto
El precio depende de los vehículos, las horas de servicio y los trayectos, así que un viaje de empresa se presupuesta con la agenda delante. Con estos datos se puede montar el plan sin idas y venidas:
- Fechas del viaje y número de asistentes.
- Vuelos de llegada y de salida de cada persona.
- Agenda día a día, con horarios.
- Dirección exacta del alojamiento, la sala y cada restaurante o actividad.
- Número aproximado de maletas y si alguien necesita un vehículo adaptado.
Si el grupo es en verano, no dejes el transporte para el final. Ciérralo a la vez que el alojamiento y el lugar del evento, en cuanto tengas fechas.
En Dipesa Group, el personal de tráfico sigue cada servicio mientras se hace, coordina a los conductores y gestiona los cambios, en contacto contigo y con el hotel. Si el viaje de incentivos lo gestiona una agencia o un organizador de eventos, nos coordinamos directamente con ellos.
Para pedir presupuesto, mándanos la agenda y el número de asistentes por WhatsApp o a
